POLITICA DE PROTECCION DE MANEJO DE INFORMACION EN BASES DATOS NUEVA INC S.A.S

NIT 900-472-447-8

1- ALCANCE

Esta política de protección de base de datos será aplicada para todas las bases de datos de personas sean naturales o jurídicas que estén bajo custodia y tratamiento de la empresa Nueva Inc. S.A.S. las cuales se derivan de la razón Nueva Inc S.A.S y la marca comercial COSAS INTELIGENTES las cuales la empresa comercializa.

2- IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE DEL MANEJO DE LAS BASES DE DATOS

Se identificará como responsable del manejo de Bases de Datos a la empresa Nueva Inc.  S.A.S con Número de Identificación Tributaria 900.472.447 – 8 domiciliada en la ciudad de Cota departamento de Cundinamarca  en la dirección  Autopista Medellín k.m 3,5 costado sur parque  Terminal Terrestre de Carga de Bogotá, Bodega 13 Modulo 3 etapa 1, correo electrónico administrador@nuevainc.net , teléfono 571 8985157 o al call center 01 8000-18905.

3- OBJETIVO.

La empresa Nueva Inc. pretende como objetivo principal determinar en este documento las directrices, política y procedimientos aplicable al tratamiento dado por la compañía a las bases de datos bajo su custodia, para tal fin la empresa adopta las recomendaciones dadas en la ley estatutaria 1581 de 2012 la cual especifica el derecho de todas las personas que poseen frente al manejo de la información que se haya recogido de ellas en cualquier base de datos.

4- DEFINICIONES

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  8. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

5- COMPROMISOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

La empresa Nueva Inc. S.A.S se compromete como responsable del   tratamiento del manejo de las bases de datos a:

  • No divulgar los datos consignados en las bases de datos.
  • No utilizar para ningún fin diferente al especificado en la autorización de recopilación de datos por parte del titular.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares de la información consignada dando cumplimiento a los términos señalados en la ley 1582 de 2012
  • Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula según la ley 1582.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Todo esto bajo el marco legal establecido en las siguientes leyes marco.

Constitución Política, artículo 15.

Ley 1266 de 2008.

Ley 1581 de 2012.

6- PRINCIPIOS

Nueva Inc. S.A.S determina los siguientes principios como directrices corporativas

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

  1. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  2. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error o confusión en su manejo.
  3. Principio de transparencia: la empresa Nueva Inc. garantiza el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le interesen y generen afectación sobre el titular.
  4. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de la información se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de la protección de los datos personales, de las disposiciones manifestadas en la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas según conforme lo exprese la ley en las regulación impuesta.
  5. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento a que se refiere la presente ley, se manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  6. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen el manejo y Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales.

7- DERECHOS DE LOS TITULARES

Se aplicaran los siguientes derechos de los titulares de acuerdo a las disposiciones indicadas por la Ley 1581 de 2012. Los cuales se relacionan a continuación.

  1. el conocer, actualizar, rectificar los datos personales frente al Responsables del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. El titular podrá ejercer este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Ser informado por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá solo cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias con lo disposición en la ley 1581 o que estén expresadas en la constitución política colombiana.
  5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

8- AUTORIZACION DE INFORMACION DE MANEJO DE INFORMACION EN BASES DE DATOS PERSONALES.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley 1581, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio (correo electrónico, manejo informativo, formulario de forma escrita o digital) la cual pueda ser objeto de consulta posterior.

9- MANEJO DE INFORMACION DE DATOS SENSIBLES

Para el caso de datos personales sensibles, EL RESPONSABLE DE LOS DATOS podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

  1. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
  4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

10- PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE   CONSULTAS Y RECLAMOS POR MANEJO DE INFORMACION DE MANEJO DE BASES DE DATOS CLIENTES.

  1. Consultas: Los titulares podrán consultar la información personal del titular que repose en Nueva Inc. S.A.S, quien  se encargara de suministrar toda la información contenida en  las bases de datos  ya sean de  registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
    Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales se determina:

    • Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
    • Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
    • Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
    • En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
    • Las consultas podrán formularse al correo comercial@nuevainc.net.
  2. Reclamos: El Titular de la información  podrá ejercer  el reclamo  al considerar que la información contenida en una base de datos de la empresa  debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se presuma  el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley,  en tal caso para  presentar un reclamo ante NUEVA INC S.A.S,  se especifica  cuáles son las actividades  por medio de  las cuales se regirán las diferentes quejas o solicitudes bajo la ley 1581 de 2012:
    1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a la empresa al correo electrónico servicioalcliente@nuevainc.net o mediante comunicación escrita dirigida al proceso administración a la dirección Autopista Medellín Km 3.5 terminal terrestre de carga de Bogota módulo 3 bodega 13 etapa 1, con la identificación del titular, la descripción de los hechos o inconformidades que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
    2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que se solucionen o subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
    3. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
    4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  3. Petición de actualización y/o rectificación: La empresa rectificará y actualizará, por solicitud del titular, la información que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cuales se tendrá en cuenta:
    1. El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico comercial@nuevainc.net con la documentación que sustente su petición.
    2. La empresa podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
  4. Petición de eliminación de datos:El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a empresa su eliminación bajo cualquiera de las siguientes condiciones:
    1. Considerar que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la ley 1581 de 2012.
    2. Hayan dejado de ser utilizados  para la finalidad para la cual fueron recolectados
    3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados

Esta actividad considera la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos recolectadas por la compañía.

Sin embargo este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia, la empresa podrá hacer la negación del ejercicio del mismo cuando:

  1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

11 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en los principios corporativos de la compañía y en los establecidos en la siguiente política, La Empresa Nueva Inc. S.A.S se apropiara de todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

12- RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La empresa Nueva Inc. será la responsable del tratamiento de los datos personales. El proceso comercial será el encargado del tratamiento de los datos personales, por cuenta de la Empresa.

13- VIGENCIA DE LA POLITICA

La entrada en función de la política manifestada en este documento tendrá acciones legales a partir del 1 de diciembre de 2016 con todas las implicaciones que la aplicación de la misma tenga.

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